Declareren en rapporteren was nog nooit zo simpel!

Wesley Hekhuizen, ambulant begeleider en compagnon bij Prolis

“In één vloeiende beweging je rapportage maken en je declaratie regelen, dat is me veel waard.” Wesley Hekhuizen van Prolis begeleidt samen met zes collega’s gezinnen, jongeren en kinderen die te maken hebben met sociaal-emotionele, psychosociale en psychiatrische problemen in de regio Nijmegen. MijnZorgdeclaratie.nl (MZD) regelt de financiële afhandeling, zodat zij meer tijd overhouden voor hun cliënten.

“Voorheen was ik ieder vrij moment bezig met het afhandelen van declaraties. Ik kreeg er een punthoofd van”, vertelt Wesley. Dat bleek uiteindelijk geen houdbare situatie. “Een secretaresse was te duur, dus gingen we op zoek naar een cliëntregistratiesysteem en een oplossing die mijn administratieve last zou verlichten. Dat bracht ons bij MijnZorgdeclaratie.nl. Dat ondersteunt zowel de cliëntrapportage als de backoffice. Beide functies zijn supersimpel en gebruiksvriendelijk. Meer hebben we niet nodig.”

Druk op de knop

Declareren is nu een fluitje van een cent. Wesley: “Tijd schrijven, op de knop drukken en MZD doet de rest. Als een declaratie wordt afgekeurd op basis van punten en komma’s, lost het serviceteam van MZD het op. Is er meer aan de hand, zoals een verlopen beschikking, dan krijg ik een seintje en wordt de declaratie geparkeerd tot ik een nieuwe beschikking heb geregeld. We zijn nu met MZD aan het bekijken of ik dat seintje al een paar maanden voor het verlopen van de beschikking kan krijgen. Dat scheelt tijd en inspanning achteraf. En – niet onbelangrijk voor een klein bedrijf – je geld komt op tijd binnen.”

Cliëntrapportages

Prolis heeft een contract met de gemeente. “Cliëntrapportages zijn verplicht, hierin ziet de gemeente graag terug dat we de zelfredzaamheidsmatrix terug hanteren. En daar voorziet MZD in. Documenten die binnenkomen over cliënten kunnen we uploaden en toevoegen aan het dossier, zodat we een goed overzicht hebben van alles wat rond een cliënt speelt. Voor ons is dit een prima oplossing.”

Transparant

Natuurlijk wil Wesley wel de vinger aan de pols houden. Zowel inhoudelijk als financieel. “We hebben een hele transparante werkcultuur. We kunnen elkaars rapportages inzien en geven daarop feedback. Ik registreer zelf alle gewerkte uren. Dat is heel overzichtelijk in MZD. Je ziet precies wat al geboekt is en wat niet. Aan het eind van de maand geef ik akkoord en maakt MZD de factuur op. Na mijn goedkeuring wordt de factuur ingediend bij VECOZO. Ik kan zien welk bedrag is gedeclareerd en welk bedrag is uitbetaald, wat is afgekeurd en wat opnieuw wordt ingediend.”

Flexibel

MZD is een kleinere partij en dat heeft voordelen, vindt Wesley. “Het contact is heel makkelijk en ze staan erg open voor wensen van gebruikers. We moeten bijvoorbeeld in het kader van de ISO-certificering nog een risico-inventarisatie inregelen. Daarvoor doen wij een voorzetje en MZD richt het in. Het is een hele flexibele organisatie. We hebben ook wel bij grotere softwarepartijen gekeken, die bieden hele complexe, omvangrijk programma’s. Het nadeel daarvan voor ons als kleine organisatie is dat we maar tien procent van de functies nodig hebben en honderd procent moeten betalen.”

Snelle service

Enthousiast is Wesley ook over het Servicecenter van MijnZorgdeclaratie.nl. “Ze zijn heel goed bereikbaar en ik heb altijd binnen 24 uur antwoord. Zelfs als ik ervoor kies om ’s avonds nog wat te werken en een vraag mail, gebeurt het dat ik per omgaand antwoord krijg. En ze houden me alert. Als ik de declaraties niet op tijd accordeer bijvoorbeeld, dan nemen ze contact op.” Meldingen die de software zelf betreffen, worden ook netjes opgevolgd, merkt Wesley. “Ik krijg altijd een terugkoppeling van de betreffende ontwikkelaar waarin staat wat er met mijn feedback is gedaan. En wensen hebben we natuurlijk wel. In MZD hebben we een partner die daarin met ons meedenkt.”